Semakan latar belakang calon pekerja ialah pengesahan terhadap apa yang calon dakwa dalam resume dan temu duga, iaitu identiti, kelayakan, sejarah kerja, rujukan dan untuk jawatan tertentu rekod polis. HR boleh melakukannya selagi calon tahu dan bersetuju, semakan sepadan dengan risiko jawatan, dan data hanya digunakan untuk keputusan pengambilan. Artikel ini menerangkan item yang boleh disemak di Malaysia, urutan kerjanya, serta memberi templat kebenaran dan soalan rujukan yang boleh digunakan terus.
Lakukan semakan selepas temu duga. Untuk peringkat sebelumnya, lihat cara menyaring 1,000 resume dan soalan temu duga mengikut jawatan.
Apa yang boleh disemak dan apa yang tidak
| Item | Dibenarkan? | Syarat | Cara |
|---|---|---|---|
| Identiti (kad pengenalan) | Ya | Minta hanya yang perlu | Padankan nama dan tarikh lahir dengan resume dan sijil |
| Sijil dan transkrip | Ya | Kebenaran calon | Pengesahan bertulis daripada institusi pengajian |
| Sejarah kerja | Ya | Kebenaran calon | Hubungi HR majikan lama melalui saluran rasmi |
| Rujukan | Ya | Calon sendiri menamakan mereka | Panggilan telefon dengan soalan yang sama untuk semua |
| Rekod polis | Ya, untuk jawatan tertentu | Kebenaran bertulis | Terima dokumen asal, semak tarikh |
| Pemeriksaan kesihatan | Ya, untuk jawatan tertentu | Peraturan sama untuk semua calon jawatan itu, kebenaran bertulis | Klinik rakan kongsi |
| Ujian dadah | Terhad | Hanya jawatan berisiko keselamatan, dengan kebenaran | Klinik atau makmal |
| Maklumat awam di internet | Ya | Hanya yang memang terbuka kepada umum | Carian nama, perkara berkaitan kerja sahaja |
| Akaun media sosial peribadi yang dikunci | Tidak | Bukan maklumat awam | Jangan minta kata laluan atau suruh calon membuka akaun |
Asas undang-undang
Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) menganggap data seperti kesihatan fizikal atau mental dan kesalahan jenayah sebagai data peribadi sensitif. Pemprosesannya memerlukan kebenaran jelas orang berkenaan melainkan ada pengecualian (seksyen 40). Peraturan Perlindungan Data Peribadi 2013 menghendaki pengguna data menyimpan rekod kebenaran. Pindaan 2024 (Akta A1727) menukar istilah pengguna data kepada pengawal data dan menambah kewajipan seperti pegawai perlindungan data dan notifikasi pelanggaran data, dikuatkuasakan secara berperingkat pada 2025.
Perbincangan lanjut tentang tempoh simpanan dan tanggungjawab HR ada dalam panduan PDPA untuk pengambilan pekerja. Minta dokumen sensitif hanya daripada calon yang telah lulus temu duga.
Urutan kerja
- Temu duga tamat dan calon dipilih.
- Hantar borang kebenaran (templat di bawah) bersama tawaran bersyarat.
- Sahkan identiti dan sijil.
- Semak sejarah kerja dan rujukan.
- Minta rekod polis atau pemeriksaan kesihatan hanya untuk jawatan yang memerlukannya.
- Putuskan, kemudian hantar tawaran muktamad.
Calon yang sedang bekerja sering tidak mahu penyelianya dihubungi sebelum ada tawaran. Tawaran bersyarat pada langkah 2 memberi sebab untuk bersetuju, dan anda tidak menyemak terlalu awal.
Cara mengesahkan setiap item
Sijil dan transkrip
Hubungi pejabat akademik atau pendaftar institusi dengan surat atau e-mel rasmi, sertakan kebenaran calon. Minta calon membawa dokumen asal untuk dibandingkan. Jika institusi belum membalas, jangan simpulkan sijil itu palsu. Beri calon peluang membantu mempercepatkan pengesahan.
Sejarah kerja
Telefon HR syarikat lama pada nombor yang anda cari sendiri, daripada laman web rasmi atau ibu pejabat, bukan nombor yang tercetak pada surat pengalaman. Tanya perkara yang boleh dibuktikan:
- Jawatan serta tarikh mula dan tamat
- Sama ada calon layak diambil bekerja semula
- Sama ada ada rekod tatatertib berat (hanya jika calon bersetuju)
Jangan tanya majikan lama tentang gaji calon kecuali calon membenarkan.
Rujukan
Rujukan ialah orang yang calon namakan sendiri, jadi kebenaran sudah ada. Gunakan soalan yang sama untuk semua calon jawatan itu:
- Berapa lama dan sebagai apa anda mengenali calon?
- Apakah tugas utamanya semasa bekerja dengan anda?
- Kerja apa yang paling anda banggakan daripada calon ini?
- Ceritakan satu perkara yang perlu dia baiki.
- Bagaimana kehadiran dan ketepatan masanya?
- Bagaimana dia mengendalikan wang, barang atau data syarikat? (untuk jawatan yang mengendalikannya)
- Bagaimana dia bekerja dengan rakan dan penyelia semasa ada masalah?
- Jika ada jawatan yang sesuai, adakah anda akan mengambilnya semula?
Catat jawapan dengan kata-kata pemberi rujukan sendiri. "Orangnya baik" bukan maklumat. Minta contoh, seperti soalan susulan dalam temu duga.
Rekod polis
Minta dokumen pengesahan polis hanya jika jawatan itu mewajarkannya, dengan kebenaran bertulis, dan anggap ia data sensitif sejak diterima. Jangan jadikannya satu-satunya asas keputusan, kerana ia hanya menunjukkan keadaan pada tarikh dokumen itu dikeluarkan.
Pemeriksaan kesihatan dan ujian dadah
Pemeriksaan kesihatan hanya patut diminta jika peraturannya sama untuk semua calon jawatan itu dan calon memberi kebenaran bertulis untuk pemeriksaan serta penyerahan keputusan. Ujian dadah dihadkan kepada jawatan berisiko keselamatan, seperti memandu atau mengendalikan jentera. Minta klinik memberi kesimpulan kesesuaian bekerja, bukan butiran perubatan penuh, kecuali benar-benar perlu.
Templat borang kebenaran
Salin, isi nama syarikat, dan hantar bersama tawaran bersyarat:
Saya, [nama calon], membenarkan [nama syarikat] mengesahkan perkara berikut untuk keputusan pengambilan bagi jawatan [jawatan]: identiti, sijil dan transkrip, sejarah kerja, dan rujukan yang saya senaraikan. [Tambah: rekod polis / pemeriksaan kesihatan, hanya jika jawatan memerlukannya.] Semakan dibuat oleh [pasukan HR / nama pihak ketiga] dan siap dalam [bilangan] hari bekerja. Data saya hanya digunakan untuk keputusan ini dan disimpan paling lama [bilangan] bulan jika saya tidak diambil bekerja. Saya boleh bertanya atau meminta pembetulan keputusan semakan melalui [e-mel HR].
Nama, tarikh, tandatangan
Isi ruang tempoh simpanan mengikut dasar syarikat anda sendiri. Jangan biarkan kosong.
Tahap semakan mengikut jawatan
| Jawatan | Disemak | Tambahan jika risiko lebih tinggi |
|---|---|---|
| Ejen pusat panggilan, pentadbiran | Identiti, sijil, sejarah kerja | Rujukan untuk jawatan kanan |
| Juruwang, kakitangan kedai | Identiti, sejarah kerja, rujukan | Rekod polis kerana mengendalikan tunai |
| Kurier, pemandu | Identiti, lesen memandu asal dan tarikh tamat, sejarah kerja | Pemeriksaan kesihatan, rekod polis |
| Pengawal keselamatan | Identiti, sijil latihan, sejarah kerja | Rekod polis, pemeriksaan kesihatan |
| Operator kilang dan gudang | Identiti, sejarah kerja | Pemeriksaan kesihatan mengikut bahaya kerja |
| Kakitangan kewangan | Identiti, sijil, sejarah kerja, rujukan | Rekod polis |
Semakin besar akses sesuatu jawatan kepada wang, barang atau keselamatan orang, semakin mendalam semakannya. Jangan semak rekod polis untuk jawatan yang tidak memegang apa-apa yang bernilai.
Jika hasil tidak sepadan
Perbezaan data sering ada sebab biasa: tarikh mula berbeza sebulan kerana cara pengiraan, atau syarikat menukar nama. Prosedur yang adil:
- Rekodkan perbezaan dengan jelas: apa yang calon tulis, apa yang ditemui, dan sumbernya.
- Tanya calon dan beri masa untuk menjelaskan atau menunjukkan dokumen.
- Putuskan mengikut kaitannya dengan kerja. Perbezaan tarikh kecil tidak sama dengan sijil yang terbukti palsu.
- Jika menolak, simpan catatan sebab dan padam data mengikut jadual simpanan.
Kesilapan yang kerap berlaku
- Menyemak semua pemohon. Ia mahal, dan anda mengumpul data sensitif ratusan orang yang tidak diambil.
- Menyuruh calon membuka akaun media sosial peribadi. Ia tidak perlu dan mengundang masalah.
- Menggunakan nombor telefon pada surat pengalaman. Nombor itu mungkin milik orang yang memalsukan surat.
- Menolak calon kerana satu komen rujukan tanpa bertanya kepada calon.
- Menyimpan salinan kad pengenalan, rekod polis dan keputusan perubatan dalam kumpulan sembang atau folder kongsi tanpa had akses.
Di mana Inhire membantu
Inhire (getinhire.com) ialah platform saringan AI dan temu duga AI untuk pengambilan volum tinggi. Semakan latar belakang mahal jika dibuat ke atas terlalu ramai orang, jadi tugas Inhire ialah mengecilkan senarai sebelum peringkat ini. Temu duga AI Inhire menjalankan temu duga pusingan pertama melalui suara untuk semua pemohon, dan setiap jawapan ada transkrip, rakaman dan markah dengan petikan buktinya. Selepas itu pasukan anda hanya menyemak identiti, sijil dan rujukan bagi calon yang sudah dipilih. Inhire tidak melakukan semakan latar belakang, dan keputusan akhir kekal di tangan pasukan anda.
Mula secara percuma untuk satu jawatan kosong, atau baca borang penilaian temu duga untuk menyusun markah yang boleh dibandingkan.
