Background check karyawan adalah pengecekan terhadap hal yang kandidat klaim di CV dan interview, yaitu identitas, ijazah, riwayat kerja, referensi, dan untuk posisi tertentu catatan kepolisian. HR boleh melakukannya selama kandidat tahu dan setuju, pengecekan sesuai risiko posisi, dan datanya hanya dipakai untuk keputusan rekrutmen. Artikel ini menjelaskan item mana yang boleh dicek, urutan pengerjaannya, dan memberi template persetujuan serta pertanyaan referensi yang bisa langsung dipakai.

Pengecekan ini dilakukan setelah interview. Untuk tahap sebelumnya, lihat cara screening CV ribuan pelamar dan pertanyaan interview per posisi.

Apa yang boleh dicek dan apa yang tidak

Item Boleh dicek? Syarat Cara
Identitas (KTP) Ya Data yang diminta sebatas yang dibutuhkan Cocokkan nama dan tanggal lahir dengan CV dan ijazah
Ijazah dan transkrip Ya Persetujuan kandidat Verifikasi di sistem Kemendikbud atau konfirmasi ke kampus
Riwayat kerja Ya Persetujuan kandidat Hubungi HR atau atasan lama lewat kontak resmi perusahaan
Referensi Ya Kandidat menyebut sendiri nama referensinya Telepon dengan daftar pertanyaan yang sama untuk semua
SKCK Ya, untuk posisi tertentu Kandidat mengurusnya sendiri Terima surat asli, cek tanggal dan wilayah penerbit
Pemeriksaan kesehatan Ya, untuk posisi tertentu Berlaku sama untuk semua kandidat posisi itu, dengan persetujuan tertulis Klinik rekanan, hasil dikirim langsung
Tes narkoba Terbatas Hanya untuk posisi berisiko keselamatan, dengan persetujuan Klinik atau laboratorium
Informasi publik di internet Ya Hanya yang memang terbuka untuk umum Pencarian nama, hanya untuk hal yang terkait pekerjaan
Riwayat kredit pribadi Jarang dan sulit Data riwayat kredit bersifat rahasia Tidak dianjurkan untuk posisi biasa
Akun media sosial pribadi yang terkunci Tidak Bukan informasi publik Jangan meminta kata sandi atau menyuruh kandidat membuka akun

Daftar ini mengikuti ulasan firma hukum SSEK tentang background check di Indonesia (1 Februari 2019). Menurut SSEK, hukum ketenagakerjaan Indonesia tidak mengatur background check secara tegas, jadi batasnya datang dari persetujuan kandidat, kewajaran, dan aturan data pribadi.

Dasar hukum yang perlu Anda ketahui

Tidak ada satu undang-undang khusus background check. Yang berlaku adalah aturan data pribadi:

  • UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) Pasal 4 membagi data menjadi data umum dan data spesifik. Data spesifik mencakup data dan informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, dan catatan kejahatan. Jadi SKCK dan hasil pemeriksaan kesehatan termasuk kategori yang lebih sensitif.
  • Pasal 20 mewajibkan pengendali data punya dasar pemrosesan, dan salah satunya persetujuan yang sah secara eksplisit. Karena itu pengecekan sebaiknya selalu didahului persetujuan tertulis kandidat.

Bahasan lengkap tentang masa simpan data, hak kandidat, dan kewajiban HR ada di panduan UU PDP untuk rekrutmen. Di sini cukup satu aturan praktis: minta data sensitif hanya dari kandidat yang sudah lolos interview.

Urutan pengerjaan

  1. Interview selesai dan kandidat dipilih.
  2. Kirim formulir persetujuan (template di bawah) bersama penawaran bersyarat.
  3. Verifikasi identitas dan ijazah.
  4. Cek riwayat kerja dan referensi.
  5. Minta SKCK atau pemeriksaan kesehatan hanya untuk posisi yang memerlukannya.
  6. Putuskan, lalu kirim penawaran final.

Kandidat yang sedang bekerja sering tidak mau atasannya dihubungi sebelum ada penawaran. Karena itu penawaran bersyarat di langkah 2 memberi dia alasan untuk setuju, dan Anda tidak mengecek terlalu dini.

Cara verifikasi per item

Ijazah dan transkrip

Untuk lulusan perguruan tinggi, pintu pertama adalah laman verifikasi ijazah Kemendikbud (ijazah.kemdikbud.go.id) dan pencarian data lulusan di PDDikti. Sistem ini berdasarkan penomoran ijazah nasional yang diatur Surat Edaran Dirjen Dikti Nomor 7 Tahun 2020. Sumber yang kami baca menyebut bahwa hambatan paling umum adalah kampus belum melaporkan data ke PDDikti. Kalau ijazah tidak muncul, minta kandidat membawa dokumen asli, lalu konfirmasi ke bagian akademik kampus lewat surat atau email resmi. Jangan menyimpulkan ijazahnya palsu sebelum kampus menjawab.

Untuk lulusan SMA, SMK, atau kursus, jalur utamanya konfirmasi langsung ke sekolah atau lembaga, dengan persetujuan kandidat.

Riwayat kerja

Hubungi HR perusahaan lama lewat nomor yang Anda cari sendiri (situs resmi atau kantor pusat), bukan nomor yang tertulis di surat pengalaman. Tanyakan hal yang bisa dibuktikan:

  • Nama jabatan dan tanggal masuk serta keluar
  • Apakah kandidat masih berhak dipekerjakan kembali
  • Apakah ada sanksi pelanggaran berat yang tercatat (hanya jika kandidat setuju)

Hindari menanyakan gaji lama kepada perusahaan sebelumnya kecuali kandidat sendiri yang mengizinkan.

Referensi

Referensi adalah orang yang kandidat tunjuk sendiri, jadi persetujuan sudah ada. Pakai pertanyaan yang sama untuk semua kandidat posisi itu:

  1. Berapa lama dan sebagai apa Anda mengenal kandidat?
  2. Apa tugas utamanya saat bekerja dengan Anda?
  3. Pekerjaan apa yang paling bisa Anda banggakan dari kandidat ini?
  4. Ceritakan satu hal yang perlu dia perbaiki.
  5. Bagaimana kehadiran dan ketepatan waktunya?
  6. Bagaimana dia menangani uang, barang, atau data perusahaan? (untuk posisi yang memegangnya)
  7. Bagaimana dia bekerja dengan rekan dan atasan saat ada masalah?
  8. Kalau ada lowongan yang cocok, apakah Anda akan mempekerjakannya lagi?

Catat jawaban dengan kalimat referensi sendiri. Jawaban seperti "orangnya baik" belum informasi. Minta contoh, sama seperti pertanyaan lanjutan di interview.

SKCK

SKCK adalah surat keterangan catatan kepolisian. Menurut SSEK, surat ini hanya menyatakan bahwa orang tersebut tidak sedang terlibat proses pidana di wilayah penerbitnya, dan tidak ada catatan kriminal nasional yang terpusat. Jadi SKCK bukan bukti bahwa seseorang tidak pernah bermasalah hukum. Pakai sebagai syarat administrasi untuk posisi yang memegang uang atau barang, dan jangan jadikan satu-satunya dasar keputusan. Kandidat yang mengurusnya sendiri, jadi minta dia membawa surat aslinya.

Pemeriksaan kesehatan dan tes narkoba

SSEK mencatat bahwa pemeriksaan fisik boleh diminta jika berlaku sama untuk semua kandidat posisi itu dan ada persetujuan tertulis untuk pemeriksaan serta pengiriman hasilnya. Tes narkoba dibatasi untuk posisi yang berisiko, misalnya mengemudi atau mengoperasikan mesin. Minta klinik mengirim kesimpulan kelayakan kerja, bukan seluruh rincian medis, kecuali memang perlu.

Template formulir persetujuan

Salin, sesuaikan nama perusahaan, lalu kirim bersama penawaran bersyarat:

Saya, [nama kandidat], menyetujui [nama perusahaan] memeriksa informasi berikut untuk keperluan keputusan rekrutmen posisi [nama posisi]: identitas, ijazah dan transkrip, riwayat kerja, dan referensi yang saya cantumkan. [Tambahkan: SKCK / pemeriksaan kesehatan, hanya bila posisi memerlukannya.] Pengecekan dilakukan oleh [tim HR / nama pihak ketiga] dan selesai paling lambat [jumlah] hari kerja. Data saya hanya dipakai untuk keputusan ini dan disimpan paling lama [jumlah] bulan bila saya tidak diterima. Saya boleh bertanya atau meminta koreksi atas hasil pengecekan lewat [email HR].

Nama, tanggal, tanda tangan

Kolom masa simpan harus Anda isi dengan kebijakan perusahaan sendiri. Jangan biarkan kosong.

Tingkat pengecekan per posisi

Posisi Dicek Tambahan bila ada risiko
Agen call center, admin Identitas, ijazah, riwayat kerja Referensi untuk posisi senior
Kasir, staf toko Identitas, riwayat kerja, referensi SKCK karena memegang uang
Kurir, driver Identitas, SIM asli dan masa berlakunya, riwayat kerja Pemeriksaan kesehatan, SKCK
Satpam Identitas, sertifikat pelatihan, riwayat kerja SKCK, pemeriksaan kesehatan
Operator pabrik, gudang Identitas, riwayat kerja Pemeriksaan kesehatan sesuai risiko kerja
Staf keuangan Identitas, ijazah, riwayat kerja, referensi SKCK

Semakin besar akses posisi itu ke uang, barang, atau keselamatan orang, semakin dalam pengecekannya. Jangan mengecek SKCK untuk posisi yang tidak memegang apa pun.

Kalau hasilnya tidak cocok

Selisih data sering punya penjelasan biasa: tanggal masuk berbeda sebulan karena cara menghitung, atau nama perusahaan berubah. Prosedur yang adil:

  1. Catat selisihnya dengan jelas: apa yang kandidat tulis, apa yang ditemukan, dan dari sumber mana.
  2. Tanyakan ke kandidat dan beri waktu menjelaskan atau menunjukkan dokumen.
  3. Putuskan berdasarkan relevansinya dengan pekerjaan. Selisih tanggal kecil beda dengan ijazah yang terbukti palsu.
  4. Kalau menolak, simpan catatan alasannya dan hapus data sesuai masa simpan.

Kesalahan yang sering terjadi

  • Mengecek semua pelamar. Mahal, dan Anda mengumpulkan data sensitif ratusan orang yang tidak jadi diterima.
  • Menyuruh kandidat membuka akun media sosial pribadi. Ini tidak perlu dan mengundang masalah.
  • Memakai nomor telepon dari surat pengalaman. Nomor itu bisa milik orang yang membuat surat palsu.
  • Menolak kandidat karena satu jawaban referensi tanpa konfirmasi ke kandidat.
  • Menyimpan salinan KTP, SKCK, dan hasil medis di grup chat atau folder bersama tanpa pembatasan akses.

Di mana Inhire masuk

Inhire (getinhire.com) adalah platform AI screening dan AI interview untuk rekrutmen volume tinggi. Background check mahal kalau dilakukan ke terlalu banyak orang, jadi tugas Inhire adalah mempersempit daftar sebelum tahap ini. AI interviewer Inhire menjalankan interview tahap pertama lewat suara untuk semua pelamar, dan setiap jawaban punya transkrip, rekaman, dan skor dengan kutipan buktinya. Dari situ tim Anda hanya mengecek identitas, ijazah, dan referensi untuk kandidat yang sudah dipilih. Inhire tidak melakukan background check, dan keputusan akhir tetap di tangan tim Anda.

Mulai gratis di satu lowongan yang sedang buka, atau baca form penilaian interview untuk menyusun skor yang bisa dibandingkan.