Form penilaian interview, atau interview scorecard, adalah form yang diisi setiap pewawancara untuk setiap kandidat: kompetensi yang sama, pertanyaan yang sama, skala yang sama, dan kolom untuk bukti di balik setiap skor. Kebanyakan template gratis berhenti di situ. Template ini juga menjelaskan arti setiap skor, memberi bobot ke setiap kompetensi, menandai kompetensi yang wajib lulus, dan mengubah skor menjadi keputusan yang Anda tetapkan sebelum interview pertama.
Unduh template form penilaian interview (Excel). File ini bisa dibuka di Excel dan Google Sheets, tanpa perlu mengisi email. Tersedia juga versi bahasa Inggris dan bahasa Melayu.
Isi template
File ini punya tujuh sheet:
- Cara pakai: langkah-langkah di artikel ini dalam bentuk singkat.
- Empat scorecard siap pakai untuk agen call center, kru toko retail, sales, dan staf gudang. Masing-masing berisi empat kompetensi dengan pertanyaan, bobot, dan anchor untuk setiap skor.
- Scorecard kosong untuk posisi lain.
- Sheet kalibrasi, supaya dua pewawancara bisa mengecek apakah mereka memberi skor yang sama untuk jawaban yang sama.
Setiap scorecard menghitung skor berbobot dan menampilkan keputusannya: Lanjut, Ditinjau, atau Tidak. Anda cukup mengisi sel kuning dan membiarkan rumusnya.
Template inti
Semua scorecard di file memakai susunan yang sama. Kalau lebih nyaman, salin ke ATS atau dokumen Anda.
| Kolom | Isinya |
|---|---|
| Kandidat, posisi, pewawancara, tanggal, tahap | Siapa yang diwawancarai, untuk posisi apa, oleh siapa, dan kapan |
| Kompetensi | Tiga sampai lima keterampilan atau perilaku yang dibutuhkan pekerjaan itu |
| Pertanyaan | Satu pertanyaan per kompetensi, sama untuk semua kandidat |
| Bobot | Seberapa besar kompetensi itu dihitung. Total bobot 100% |
| Minimum wajib lulus | Skor terendah yang masih diterima, hanya untuk kompetensi yang mutlak dibutuhkan |
| Skor | 1 sampai 4, dipilih dengan mencocokkan bukti ke anchor |
| Bukti | Apa yang kandidat katakan atau lakukan, ditulis sebelum memilih skor |
| Skor berbobot dan keputusan | Dihitung dari baris-baris di atas |
Tiga sampai lima kompetensi sudah cukup untuk interview tahap pertama. Kalau lebih dari itu, pewawancara berhenti menulis bukti untuk setiap kompetensi, dan skornya cenderung menumpuk di tengah.
Pakai skala 1 sampai 4 dengan anchor
Skor baru ada artinya kalau semua pewawancara membacanya dengan cara yang sama. Untuk itulah anchor dibuat: deskripsi singkat tentang seperti apa jawaban di setiap level. Kebanyakan template hanya memberi label di ujung skala ("sangat kurang" sampai "sangat baik") dan membiarkan level di tengah ditafsirkan sendiri.
Template ini memakai empat level. Karena tidak ada nilai tengah, pewawancara harus memutuskan apakah jawaban memenuhi standar atau di bawahnya. Keputusan seperti itulah yang Anda perlukan saat menyaring ratusan kandidat untuk satu posisi.
| Skor | Anchor umum |
|---|---|
| 1 Jelas tidak | Tidak ada contoh yang relevan, atau contohnya justru menunjukkan kebalikannya |
| 2 Di bawah standar | Contohnya samar, atau kandidat perlu banyak dipancing |
| 3 Memenuhi standar | Contoh spesifik dengan tindakan kandidat sendiri dan hasilnya |
| 4 Kuat | Semua yang di atas, ditambah situasi yang lebih sulit berhasil ditangani atau pelajaran yang diterapkan |
Lalu setiap kompetensi punya anchor sendiri. Ini scorecard lengkap untuk agen call center dari file tersebut:
| Kompetensi (bobot) | 1 Jelas tidak | 2 Di bawah standar | 3 Memenuhi standar | 4 Kuat |
|---|---|---|---|---|
| Kejelasan bicara (30%, wajib lulus 3) | Pelanggan tidak akan bisa mengikuti sebagian besar jawabannya | Bisa dipahami, tapi sering mengulang kalimat atau jeda panjang yang memperlambat panggilan | Langkahnya jelas dan lengkap, pelanggan bisa mengikuti tanpa minta diulang | Langkahnya jelas, dan menyederhanakan penjelasan saat pertanyaan lanjutan menunjukkan pelanggan bingung |
| Mendengar dan menyelesaikan masalah (25%) | Menjawab pertanyaan lain, atau tidak punya contoh | Paham masalahnya, tapi langsung memberi solusi tanpa memastikan | Mengulang masalahnya, bertanya untuk memperjelas, dan memberi solusi yang berhasil | Juga menemukan penyebabnya, sehingga masalah tidak terulang |
| Menangani pelanggan yang marah (25%) | Berdebat, menyalahkan pelanggan, atau melempar ke orang lain tanpa mencoba | Sopan tapi seperti membaca skrip, tidak menjawab keluhan yang sebenarnya | Mengakui keluhannya, tetap tenang, dan menawarkan langkah berikutnya yang jelas | Menenangkan pelanggan, memberi ekspektasi yang realistis, dan tahu kapan harus eskalasi |
| Bisa diandalkan (20%) | Tidak ada contoh menepati komitmen | Hanya klaim umum ("saya selalu tepat waktu") | Contoh spesifik tetap datang atau selesai tepat waktu meski ada hambatan nyata | Juga menggantikan rekan atau memperbaiki penyebab masalah yang berulang |
Pertanyaan untuk setiap baris ada di file. Untuk kejelasan bicara, kandidat menjelaskan cara reset password akun seolah-olah pelanggan sedang di telepon. Logat tidak dinilai. Anchor-nya menilai apakah pelanggan bisa mengikuti langkah-langkahnya.
Mengubah skor menjadi keputusan
Bagian inilah yang paling sering dibiarkan kosong di form penilaian. Kalau cara mengubah skor menjadi keputusan baru ditentukan setelah melihat kandidat, keputusannya cenderung mengikuti siapa yang paling keras berpendapat saat diskusi. Tetapkan tiga aturan ini sebelum interview pertama.
- Skor berbobot. Kalikan setiap skor dengan bobotnya, lalu jumlahkan. Dengan bobot 30%, 25%, 25%, dan 20%, skor 3, 4, 2, dan 3 menghasilkan 0,9 + 1,0 + 0,5 + 0,6 = 3,0.
- Minimum wajib lulus. Untuk satu atau dua kompetensi yang mutlak dibutuhkan, tetapkan skor minimum. Kandidat di bawahnya tidak lanjut, berapa pun skor berbobotnya.
- Dua batas. Kandidat dengan skor sama dengan atau di atas batas lanjut, lanjut ke tahap berikutnya. Kandidat di antara batas tinjau dan batas lanjut diserahkan ke rekruter, yang membaca buktinya lalu memutuskan. Di bawah batas tinjau berarti tidak lanjut. Template ini memakai 3,0 untuk lanjut dan 2,5 untuk ditinjau sebagai titik awal.
Begini hasil empat kandidat untuk posisi call center:
| Kandidat | Kejelasan (30%) | Mendengar (25%) | Pelanggan marah (25%) | Bisa diandalkan (20%) | Skor berbobot | Keputusan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 3 | 4 | 2 | 3 | 3,00 | Lanjut |
| B | 2 | 4 | 4 | 4 | 3,40 | Tidak: kejelasan di bawah minimum 3 |
| C | 3 | 3 | 2 | 2 | 2,55 | Ditinjau |
| D | 3 | 3 | 2 | 1 | 2,35 | Tidak |
Skor berbobot kandidat B paling tinggi, tapi B tetap tidak lanjut. Dengan rata-rata biasa, B akan ada di urutan pertama, dan tim mendapat agen yang sulit diikuti pelanggan lewat telepon. Karena itu minimum wajib lulus dicek terpisah dari skor berbobot.
Kalau dua kandidat seri dan kursinya tinggal satu, bandingkan bukti mereka di kompetensi dengan bobot tertinggi. Jangan memutus skor seri dengan kesan yang tidak dinilai, misalnya "cocok dengan budaya". Kalau hal itu penting, jadikan kompetensi dengan anchor.
Cara menentukan batas
Batas yang tepat belum bisa diketahui di hari pertama. Untuk sekitar 30 kandidat pertama, kirim semua ke tahap tinjau. Lalu lihat siapa yang dipilih user. Kalau sebagian besar skornya 3,0 ke atas, batas lanjut sudah pas. Kalau user terus memilih kandidat dengan skor 2,7, turunkan batasnya, atau cek apakah anchor-nya memang menggambarkan apa yang dicari user.
Template untuk empat posisi volume tinggi
Setiap sheet posisi di file berisi anchor lengkap untuk semua level. Berikut kompetensi, bobot, dan pertanyaannya.
Kru toko retail atau kasir
| Kompetensi | Bobot | Wajib lulus | Pertanyaan |
|---|---|---|---|
| Pelayanan pelanggan | 30% | Pelanggan tidak menemukan produk dan raknya kosong. Apa yang Anda lakukan? | |
| Ketelitian kas dan stok | 30% | 3 | Ceritakan saat hitungan kas atau stok Anda tidak cocok. Apa yang Anda lakukan? |
| Bekerja di jam sibuk | 20% | Ceritakan shift tersibuk Anda. Bagaimana Anda menentukan apa yang dikerjakan dulu? | |
| Bisa diandalkan | 20% | Ceritakan saat Anda harus menepati komitmen di tempat kerja padahal sulit. |
Sales (sales lapangan atau telesales)
| Kompetensi | Bobot | Wajib lulus | Pertanyaan |
|---|---|---|---|
| Menggali kebutuhan | 30% | Pilih produk yang pernah Anda jual. Apa yang Anda tanyakan ke pelanggan baru sebelum menawarkannya? | |
| Menangani keberatan | 30% | 3 | Pelanggan bilang "kemahalan". Apa jawaban Anda selanjutnya? |
| Bangkit setelah ditolak | 20% | Ceritakan minggu ketika Anda sering ditolak. Apa yang Anda ubah? | |
| Bertanggung jawab atas target | 20% | Ceritakan target terakhir yang tidak tercapai. Apa yang terjadi setelahnya? |
Staf gudang atau logistik
| Kompetensi | Bobot | Wajib lulus | Pertanyaan |
|---|---|---|---|
| Mengikuti prosedur keselamatan | 30% | 3 | Ceritakan saat Anda melihat sesuatu yang tidak aman di tempat kerja. Apa yang Anda lakukan? |
| Ketelitian picking dan penghitungan | 30% | Bagaimana Anda memastikan pesanan yang Anda kemas sudah benar? | |
| Kerja sama tim | 20% | Ceritakan saat tim Anda tertinggal target. Apa yang Anda lakukan? | |
| Bisa diandalkan | 20% | Ceritakan saat Anda harus menepati komitmen di tempat kerja padahal sulit. |
Sesuaikan bobot dan pertanyaan dengan posisi Anda. Pertahankan satu aturan: setiap pertanyaan menanyakan hal yang benar-benar pernah kandidat lakukan, supaya jawabannya memberi bukti yang bisa dinilai.
Menilai screening lewat telepon atau suara
Screening tahap pertama lewat telepon atau suara biasanya 10 sampai 15 menit, jadi cukup tiga atau empat kompetensi. Untuk posisi yang pekerjaannya memang berbicara, seperti call center dan telesales, nilai kemampuan bicara dari apakah pelanggan bisa mengikuti dan menjalankan apa yang dikatakan kandidat. Jangan menilai logat. Kalau Anda merekrut untuk akun berbahasa Inggris, panduan level CEFR untuk agen call center menjelaskan level yang cocok untuk tiap jenis akun, lengkap dengan rubrik bicara yang bisa digabungkan ke scorecard ini.
Tulis buktinya saat jawaban masih segar, atau nilai dari rekaman. Setelah seharian menelepon kandidat tanpa jeda, skor yang ditulis dari ingatan lebih banyak menggambarkan kondisi pewawancara daripada kandidatnya.
Menjaga skor tetap konsisten di ratusan interview
Anchor membantu, tapi pewawancara tetap bisa membacanya berbeda. Karena itu, cek konsistensinya di dua titik.
Sebelum mulai, dua pewawancara menilai tiga rekaman jawaban yang sama secara terpisah, memakai sheet kalibrasi. Kalau selisih skornya 2 poin atau lebih, bahas alasannya dan tulis ulang anchor sampai keduanya akan memberi skor yang sama.
Selama rekrutmen berjalan, nilai ulang lima scorecard acak setiap minggu, atau setiap 50 kandidat, tanpa melihat skor pertamanya. Selisih yang besar berarti ada anchor yang sudah tidak berfungsi. Bandingkan juga skor yang diberikan di awal dan di akhir hari interview yang panjang. Kalau berbeda, perpendek blok interview-nya.
Kalau Anda menulis ulang anchor di tengah rekrutmen, nilai ulang kandidat yang dinilai dengan anchor lama. Kalau tidak, pelamar awal dan pelamar akhir dinilai dengan standar yang berbeda.
Scorecard yang sama untuk interview oleh manusia dan AI
AI interviewer bisa menjalankan tahap pertama dengan kompetensi, pertanyaan, dan anchor yang sudah Anda tulis. Langkah penyiapannya ada di cara menyusun interview tahap pertama dengan AI interviewer. Ada dua hal yang berubah. Interview tidak lagi dibatasi jam kerja rekruter, jadi setiap pelamar bisa diwawancarai di hari yang sama saat melamar. Dan kolom bukti berisi kutipan dari transkrip.
Aturan keputusannya tetap sama. Rekruter sebaiknya membaca kutipan di balik skor sebelum memakainya, terutama di minggu-minggu awal, dan mengecek sampel kandidat yang skornya sedikit di bawah batas tinjau.
Apa yang ditulis di kolom bukti
Tulis apa yang kandidat katakan atau lakukan saat menjawab pertanyaan. "Bertanya ke pelanggan langkah mana yang gagal, lalu memandu ulang dari situ" adalah bukti. "Kelihatannya percaya diri" adalah kesan, dan tidak bisa dicek ulang nanti.
Jangan menulis apa pun tentang usia, agama, suku, status pernikahan, kehamilan, atau penampilan. Hal-hal ini tidak relevan untuk skor, dan kalau tercatat, catatan itu bisa dipakai untuk menggugat keputusan Anda.
Scorecard berisi data pribadi. UU PDP mewajibkan data dihapus saat sudah tidak diperlukan untuk tujuannya. Tetapkan masa simpan untuk scorecard kandidat yang tidak lolos, dan cantumkan di pemberitahuan privasi untuk pelamar. Detailnya ada di panduan UU PDP untuk rekrutmen dan AI screening.
Kesalahan umum
- Terlalu banyak kompetensi. Delapan kompetensi dalam screening 15 menit berarti tidak ada satu pun yang punya bukti memadai.
- Memilih skor lebih dulu. Tulis buktinya, baru cari anchor yang cocok.
- Minimum wajib lulus ikut dirata-rata. Cek minimum itu terpisah dari skor berbobot.
- Menilai "cocok dengan budaya" tanpa anchor. Ujungnya jadi "orang yang mirip kita". Sebutkan perilaku yang Anda butuhkan.
- Mengubah anchor di tengah rekrutmen tanpa menilai ulang.
Di mana Inhire masuk
Inhire (getinhire.com) adalah platform AI screening dan AI interview untuk rekrutmen volume tinggi. AI interviewer Inhire menjalankan interview tahap pertama lewat suara dalam Bahasa Indonesia, Inggris, dan Melayu, mengajukan pertanyaan lanjutan, dan menilai setiap jawaban berdasarkan rubrik yang Anda tetapkan. Setiap kandidat mendapat scorecard dengan transkrip lengkap dan rekaman di samping setiap jawaban. Anda memilih apakah kandidat di atas skor tertentu langsung lanjut, atau rekruter meninjau semua kandidat lebih dulu. Keputusan rekrutmen tetap di tangan tim Anda.
Untuk melihat bagaimana scorecard masuk ke shortlist saat menyaring dalam jumlah besar, baca cara screening CV 1.000 pelamar. Atau mulai gratis di satu lowongan yang sedang buka.
