Cara menolak kandidat yang benar: kabari secepat keputusan diambil, lewat saluran yang sama dengan yang dipakai kandidat, dengan pesan pendek yang menyebut nama dan posisi, satu kalimat alasan netral, dan penutup yang jelas apakah data mereka disimpan atau dihapus. Jangan membandingkan dengan kandidat lain dan jangan menyebut alasan yang tidak berkaitan dengan pekerjaan. Artikel ini memberi template per tahap, target waktu kirim, daftar alasan yang aman, dan cara menolak ratusan pelamar sekaligus tanpa mengirim pesan satu per satu.
Dari mana skor dan keputusan penolakan berasal dibahas di form penilaian interview. Artikel ini mulai dari titik setelah keputusan dibuat.
Kapan dan lewat apa menolak, per tahap
Satu template untuk semua tahap terasa dingin bagi kandidat yang sudah dua kali interview, dan terlalu berlebihan bagi pelamar yang gugur di seleksi CV. Sesuaikan bentuknya dengan seberapa banyak waktu yang kandidat sudah keluarkan.
| Tahap gugur | Target kirim | Saluran | Isi |
|---|---|---|---|
| Seleksi CV atau syarat wajib | 3 hari kerja setelah lowongan ditutup atau setelah seleksi selesai | Email atau WhatsApp otomatis | Terima kasih, belum lanjut, pilihan simpan data |
| Interview tahap pertama | 2 hari kerja setelah interview | Email atau WhatsApp dengan nama kandidat | Terima kasih, belum lanjut, satu kalimat alasan netral |
| Interview dengan atasan atau user | 2 hari kerja, atau hari yang sama kalau kandidat menunggu | Telepon, lalu pesan tertulis | Alasan singkat, tawaran feedback, pilihan talent pool |
| Setelah penawaran ditarik atau kuota terisi | Hari yang sama | Telepon oleh rekruter | Penjelasan jujur dan permintaan maaf atas ketidakpastian |
Angka di tabel adalah saran praktik, bukan kewajiban hukum. Mekari Talenta menyebut satu sampai dua minggu setelah interview terakhir sebagai batas wajar (Talenta). Untuk rekrutmen volume tinggi, kandidat biasanya melamar ke beberapa tempat sekaligus, jadi makin cepat Anda mengabari, makin kecil peluang mereka menunggu sia-sia.
Kalau keputusan belum ada, kirim kabar sementara. Satu kalimat cukup: "Tim kami masih menyelesaikan interview sampai Jumat, dan kami akan memberi kabar paling lambat Senin."
Template penolakan siap pakai
Ganti isi dalam kurung siku. Semua template memakai bahasa netral yang tidak bergantung pada agama atau budaya tertentu, jadi tidak ada salam khusus yang harus diganti.
1. Gugur di seleksi CV atau syarat wajib
Subjek: Kabar lamaran Anda untuk posisi [posisi] di [perusahaan]
Halo [nama],
Terima kasih sudah melamar sebagai [posisi] di [perusahaan]. Setelah meninjau semua lamaran, kami belum bisa melanjutkan lamaran Anda ke tahap berikutnya karena kualifikasi lowongan ini lebih dekat dengan kandidat lain.
Data lamaran Anda akan kami hapus setelah proses rekrutmen posisi ini selesai. Kalau Anda bersedia kami hubungi untuk lowongan lain, balas pesan ini dengan kata "setuju" dan kami simpan data Anda selama [12] bulan.
Kami menghargai waktu Anda dan berharap Anda menemukan posisi yang cocok.
[nama rekruter], [perusahaan]
2. Gugur setelah interview tahap pertama
Subjek: Hasil interview [posisi] di [perusahaan]
Halo [nama],
Terima kasih sudah meluangkan waktu untuk interview [posisi] pada [tanggal]. Kami sudah menilai semua kandidat dengan kriteria yang sama, dan Anda belum lanjut ke tahap berikutnya. Untuk posisi ini, kami mencari pengalaman yang lebih dekat dengan [kebutuhan utama posisi].
Kalau Anda ingin tahu poin penilaian dari interview tersebut, balas pesan ini dan kami kirimkan ringkasannya dalam dua hari kerja.
Terima kasih sekali lagi, dan semoga lancar ke depannya.
[nama rekruter], [perusahaan]
3. Gugur di tahap akhir, dengan feedback
Kirim ini setelah telepon, bukan sebagai pengganti telepon.
Halo [nama],
Seperti yang kami sampaikan lewat telepon tadi, Anda belum terpilih untuk posisi [posisi]. Dua tahap interview menunjukkan [kekuatan yang spesifik, misalnya cara Anda menjelaskan alur kerja dengan runtut]. Untuk posisi ini, penilaian kami pada [satu kriteria pekerjaan, misalnya pengalaman menangani target harian] masih di bawah kebutuhan.
Kami ingin tetap berhubungan untuk posisi serupa. Kalau Anda setuju, kami simpan kontak dan ringkasan profil Anda selama [12] bulan, dan Anda bisa meminta penghapusan kapan saja lewat [alamat email].
[nama rekruter], [perusahaan]
4. Kandidat bagus tetapi kuota terisi
Halo [nama],
Interview Anda bagus, tetapi kuota posisi [posisi] sudah terisi oleh kandidat yang selesai lebih dulu. Ini bukan penilaian atas kemampuan Anda. Kalau ada kebutuhan serupa dalam [periode], kami ingin menghubungi Anda lebih dulu. Balas "setuju" kalau Anda bersedia kami simpan datanya selama [12] bulan.
Pakai template ini hanya kalau memang benar. Jangan memakai kalimat "kuota terisi" untuk menutupi alasan lain.
5. Kandidat tidak hadir atau tidak membalas
Halo [nama], kami sudah mencoba menghubungi Anda untuk jadwal interview [posisi] pada [tanggal] dan belum menerima balasan. Lowongan ini kami tutup untuk kandidat yang belum konfirmasi pada [tanggal]. Kalau masih berminat, balas sebelum waktu itu dan kami carikan jadwal.
Pesan ini menutup urusan dengan sopan, dan kandidat yang berhalangan masih punya jalan kembali.
6. Pesan WhatsApp singkat
Halo [nama], terima kasih sudah ikut proses seleksi [posisi] di [perusahaan]. Untuk saat ini Anda belum lanjut ke tahap berikutnya. Kami hargai waktunya dan semoga sukses. Kalau mau diingat untuk lowongan lain, balas "setuju".
7. Naskah telepon untuk kandidat tahap akhir
- Perkenalkan diri dan tanyakan apakah kandidat punya satu menit untuk bicara.
- Langsung sampaikan keputusan: "Kami belum bisa menawarkan posisi ini."
- Beri satu alasan yang terkait pekerjaan, dan satu hal yang kuat dari kandidat.
- Tanyakan apakah mereka mau feedback tertulis, lalu tutup dengan ucapan terima kasih.
- Kirim pesan tertulis dalam satu jam, memakai template 3.
Langsung ke keputusan di kalimat kedua. Kandidat yang menunggu kabar sudah menduga hasilnya.
Alasan yang aman disebut dan yang tidak
Pasal 5 UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan memberi setiap tenaga kerja kesempatan yang sama untuk mendapat pekerjaan tanpa diskriminasi. Karena itu setiap alasan di pesan penolakan harus bisa ditunjukkan ke kriteria pekerjaan, bukan ke ciri pribadi kandidat.
| Alasan | Aman? | Gantinya |
|---|---|---|
| Pengalaman pada [tugas] belum sesuai kebutuhan posisi | Ya | Bisa dipakai apa adanya |
| Skor kompetensi [nama kompetensi] di bawah ambang | Ya, kalau ambangnya tertulis | Sebut kompetensi, bukan angka kandidat lain |
| Jadwal dan lokasi kerja tidak cocok | Ya | Sebut syarat yang tertulis di lowongan |
| Kandidat lain lebih sesuai | Ya | Jangan menyebut nama atau skor mereka |
| Usia terlalu tua atau terlalu muda | Tidak | Hilangkan, nilai kemampuan |
| Status pernikahan atau rencana punya anak | Tidak | Hilangkan |
| Agama, suku, penampilan fisik | Tidak | Hilangkan, kecuali persyaratan yang memang melekat pada pekerjaan dan tertulis |
| Nada bicara "kurang cocok dengan budaya kami" | Hindari | Ganti dengan perilaku kerja yang bisa diamati |
| Hasil alat deteksi AI atau satu kecurigaan | Hindari | Ikuti prosedur yang adil sebelum memutuskan |
Pertanyaan yang tidak boleh ditanyakan di interview, dan penggantinya, sudah dibahas di artikel pertanyaan interview. Aturan yang sama berlaku untuk pesan penolakan: kalau pertanyaannya tidak boleh ditanyakan, jawabannya tidak boleh dijadikan alasan.
Memberi feedback tanpa membuka masalah baru
Kandidat sering membalas penolakan dengan satu pertanyaan: apa yang kurang? Tiga aturan menjaga jawabannya tetap berguna dan aman.
- Ambil dari form penilaian. Jawaban yang bisa dirujuk ke kriteria tertulis tidak bisa dianggap selera pribadi. Tulis satu kekuatan dan satu area yang kurang, masing-masing satu kalimat.
- Jangan membuka skor kandidat lain, peringkat, atau catatan mentah interviewer. Itu data kandidat lain dan catatan internal.
- Jangan menjanjikan hasil. "Kalau Anda menambah pengalaman menangani target harian, lamaran berikutnya akan lebih kuat" boleh. "Kalau Anda melamar lagi, pasti diterima" tidak.
Contoh feedback yang berguna: "Jawaban Anda tentang menangani pelanggan marah runtut, tetapi belum menyebut langkah tindak lanjut setelah masalah selesai. Itu salah satu kriteria penilaian posisi ini." Contoh yang tidak berguna: "Kurang chemistry."
Menolak ratusan kandidat sekaligus
Di rekrutmen massal, kandidat yang gugur bisa ratusan per lowongan. Mengirim pesan satu per satu tidak realistis, dan tidak mengirim apa pun meninggalkan ratusan orang menunggu. Alurnya:
- Kelompokkan penolakan per tahap gugur dan pakai satu template per kelompok.
- Isi nama dan posisi lewat variabel. Pesan massal yang menyebut "Kandidat yang terhormat" terasa seperti spam.
- Kirim dalam satu batch dalam satu hari kerja, bukan menetes selama dua minggu. Hindari mengirim di malam hari.
- Pisahkan kandidat yang pernah diinterview manusia atau AI interviewer. Mereka sudah menyisihkan waktu, jadi pesan mereka memuat satu kalimat alasan netral, bukan template seleksi CV.
- Siapkan satu alamat email atau nomor untuk balasan, dan tetapkan siapa yang membaca dan kapan. Sebagian kandidat akan membalas.
- Catat tanggal pengiriman dan tanggal hapus data di sistem.
Untuk menyaring pelamar sebelum tahap ini, lihat cara screening CV ribuan pelamar. Untuk pembagian tugas manusia dan otomatisasi, lihat screening kandidat otomatis.
Data kandidat setelah penolakan
Penolakan juga keputusan tentang data. Ketentuan UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) yang paling berkaitan:
- Pasal 43 ayat (1): data harus dihapus saat sudah tidak dibutuhkan untuk tujuannya, persetujuan ditarik, pemilik data meminta, atau data didapat secara melawan hukum.
- Pasal 21 ayat (1): kalau memakai persetujuan, pengendali harus memberi tahu antara lain tujuan, jenis data, masa retensi, dan hak subjek data.
- Pasal 16 ayat (2) huruf b: pemrosesan harus sesuai dengan tujuannya. Menyimpan data untuk lowongan lain di luar lamaran awal adalah tujuan baru.
- Pasal 10 ayat (1): subjek data berhak mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis dan berdampak signifikan.
Artinya, tiga hal berikut perlu Anda tulis sebagai kebijakan:
- Masa simpan data kandidat yang ditolak. UU PDP tidak menyebut angka, jadi perusahaan menetapkannya sendiri, menuliskannya, dan menyampaikannya ke kandidat. Contoh: sampai lowongan ditutup ditambah waktu tertentu untuk menangani pertanyaan.
- Talent pool hanya untuk kandidat yang setuju, dengan masa simpan yang disebut jelas. Tanpa persetujuan, hapus.
- Jalur tinjauan manusia untuk penolakan otomatis. Kalau lowongan Anda menolak kandidat otomatis berdasarkan skor, tulis di pemberitahuan privasi dan sediakan alamat untuk keberatan.
Bahasan lengkapnya ada di panduan UU PDP untuk rekrutmen. Artikel ini bukan nasihat hukum, jadi cek penerapannya bersama tim legal.
Kesalahan yang sering terjadi
- Tidak mengirim apa pun. Kandidat menyimpulkan sendiri, dan cerita "dilupakan setelah interview" menyebar lebih cepat daripada cerita proses yang rapi.
- Menjanjikan "kami hubungi kalau ada lowongan" tanpa niat atau sistem untuk menepatinya.
- Menyimpan semua data kandidat selamanya karena "siapa tahu perlu".
- Menyebut nama atau skor kandidat lain, atau memberi alasan yang berkaitan dengan usia, status, atau penampilan.
- Atasan atau user yang menyampaikan penolakan ke kandidat lewat chat pribadi dengan alasan yang berbeda dari catatan resmi. Satukan jalurnya lewat rekruter.
- Menghapus kandidat dari sistem sebelum penolakan dikirim, sehingga tidak ada bukti waktu pengiriman.
Di mana Inhire masuk
Inhire (getinhire.com) adalah platform AI screening dan AI interview untuk rekrutmen volume tinggi. AI interviewer Inhire menjalankan interview tahap pertama lewat suara, dan setiap kandidat punya transkrip, rekaman, dan skor per kriteria dengan kutipan buktinya. Itu bahan untuk menulis satu kalimat alasan dan feedback yang bisa dirujuk ke kriteria, bukan ke kesan. Di mode manual, rekruter yang memindahkan atau menolak kandidat, dan di mode otomatis kandidat dengan skor di bawah ambang yang Anda tetapkan langsung ditolak, jadi siapkan jalur tinjauan untuk yang keberatan. Isi dan waktu kirim pesan penolakan tetap keputusan tim Anda.
Mulai gratis di satu lowongan yang sedang buka, atau baca form penilaian interview untuk menyusun kriteria yang bisa dijelaskan ke kandidat.
