Cara menolak calon pekerja dengan betul: maklumkan secepat keputusan dibuat, melalui saluran yang calon gunakan, dengan mesej ringkas yang menyebut nama dan jawatan, satu ayat sebab neutral, dan penutup yang jelas sama ada data mereka disimpan atau dipadam. Jangan bandingkan dengan calon lain dan jangan sebut sebab yang tiada kaitan dengan kerja. Panduan ini memberi templat untuk setiap peringkat, sasaran masa hantar, senarai sebab yang selamat, dan cara menolak ratusan pemohon tanpa menulis setiap mesej secara manual.
Cara markah dan keputusan dihasilkan dibincangkan dalam borang penilaian temu duga. Artikel ini bermula selepas keputusan dibuat.
Bila dan melalui apa menolak, mengikut peringkat
Satu templat untuk semua peringkat terasa dingin bagi calon yang sudah dua kali ditemu duga, dan terlalu berat bagi pemohon yang gugur pada saringan CV. Sesuaikan mesej dengan masa yang calon sudah laburkan.
| Peringkat gugur | Hantar dalam | Saluran | Kandungan |
|---|---|---|---|
| Saringan CV atau syarat wajib | 3 hari bekerja selepas iklan ditutup atau saringan tamat | E-mel atau WhatsApp automatik | Terima kasih, tidak diteruskan, pilihan simpan data |
| Temu duga pusingan pertama | 2 hari bekerja selepas temu duga | E-mel atau WhatsApp dengan nama calon | Terima kasih, tidak diteruskan, satu sebab neutral |
| Temu duga dengan pengurus | 2 hari bekerja, atau hari yang sama jika calon sedang menunggu | Telefon, kemudian nota bertulis | Sebab ringkas, tawaran maklum balas, pilihan kumpulan bakat |
| Tawaran ditarik atau kuota penuh | Hari yang sama | Telefon oleh perekrut | Penjelasan jujur dan maaf atas ketidakpastian |
Tempoh dalam jadual ialah sasaran praktikal, bukan keperluan undang-undang. Mekari Talenta, penyedia perisian HR di Indonesia, mencadangkan satu hingga dua minggu selepas temu duga terakhir sebagai had munasabah (Talenta). Dalam pengambilan pekerja volum tinggi, calon biasanya memohon ke beberapa majikan serentak, jadi semakin cepat anda membalas, semakin kurang masa mereka menunggu dengan sia-sia.
Jika keputusan belum ada, hantar mesej sementara. Satu ayat sudah cukup: "Pasukan kami sedang menyiapkan temu duga hingga Jumaat, dan kami akan memaklumkan selewat-lewatnya Isnin."
Templat penolakan yang boleh digunakan
Gantikan bahagian dalam kurungan siku. Bahasanya neutral, tanpa salam khusus yang perlu ditukar.
1. Gugur pada saringan CV atau syarat wajib
Subjek: Makluman permohonan anda untuk jawatan [jawatan] di [syarikat]
Hai [nama],
Terima kasih kerana memohon jawatan [jawatan] di [syarikat]. Selepas menyemak semua permohonan, kami tidak dapat meneruskan permohonan anda ke peringkat seterusnya kerana keperluan jawatan ini lebih hampir dengan pengalaman calon lain.
Kami akan memadam data permohonan anda selepas pengambilan untuk jawatan ini selesai. Jika anda mahu kami hubungi untuk jawatan lain, balas "setuju" dan kami simpan data anda selama [12] bulan.
Kami menghargai masa anda dan berharap anda menemui jawatan yang sesuai.
[nama perekrut], [syarikat]
2. Gugur selepas temu duga pusingan pertama
Subjek: Keputusan temu duga [jawatan] di [syarikat]
Hai [nama],
Terima kasih kerana meluangkan masa untuk temu duga [jawatan] pada [tarikh]. Kami menilai semua calon dengan kriteria yang sama, dan anda tidak diteruskan ke peringkat seterusnya. Untuk jawatan ini, kami memerlukan pengalaman yang lebih hampir dengan [keperluan utama jawatan].
Jika anda ingin tahu perkara penilaian daripada temu duga itu, balas mesej ini dan kami hantar ringkasan dalam dua hari bekerja.
Terima kasih sekali lagi, dan semoga berjaya.
[nama perekrut], [syarikat]
3. Gugur pada peringkat akhir, dengan maklum balas
Hantar ini selepas panggilan telefon, bukan sebagai ganti panggilan.
Hai [nama],
Seperti yang kami nyatakan melalui telefon, anda tidak terpilih untuk jawatan [jawatan]. Dalam dua temu duga, anda menunjukkan [kekuatan spesifik, contohnya cara anda menerangkan aliran kerja dengan teratur]. Untuk jawatan ini, penilaian kami terhadap [satu kriteria kerja, contohnya mengendalikan sasaran harian] masih di bawah keperluan.
Kami ingin terus berhubung untuk jawatan serupa. Jika anda bersetuju, kami simpan butiran hubungan dan ringkasan profil anda selama [12] bulan, dan anda boleh meminta pemadaman pada bila-bila masa melalui [alamat e-mel].
[nama perekrut], [syarikat]
4. Calon baik, tetapi kuota sudah penuh
Hai [nama],
Temu duga anda baik, tetapi kuota jawatan [jawatan] telah diisi oleh calon yang selesai lebih awal. Ini bukan penilaian terhadap kebolehan anda. Jika ada keperluan serupa dalam [tempoh], kami ingin menghubungi anda dahulu. Balas "setuju" jika anda bersedia kami simpan data anda selama [12] bulan.
Gunakan templat ini hanya jika ia benar. Jangan guna "kuota penuh" untuk menutup sebab lain.
5. Calon tidak hadir atau tidak membalas
Hai [nama], kami telah cuba menghubungi anda tentang temu duga [jawatan] pada [tarikh] dan belum menerima balasan. Kami menutup jawatan ini kepada calon yang belum mengesahkan pada [tarikh]. Jika anda masih berminat, balas sebelum itu dan kami carikan slot.
Mesej ini menutup perkara dengan sopan, dan calon yang benar-benar tidak dapat hadir masih ada jalan kembali.
6. Mesej WhatsApp ringkas
Hai [nama], terima kasih kerana menyertai pemilihan [jawatan] di [syarikat]. Buat masa ini anda tidak diteruskan ke peringkat seterusnya. Kami hargai masa anda dan semoga berjaya. Jika mahu diingati untuk jawatan lain, balas "setuju".
7. Skrip telefon untuk calon peringkat akhir
- Perkenalkan diri dan tanya sama ada calon ada seminit untuk berbual.
- Nyatakan keputusan dahulu: "Kami tidak dapat menawarkan jawatan ini."
- Beri satu sebab berkaitan kerja dan satu kekuatan sebenar calon.
- Tanya sama ada mereka mahu maklum balas bertulis, kemudian ucap terima kasih.
- Hantar susulan bertulis dalam masa sejam menggunakan templat 3.
Terus kepada keputusan dalam ayat kedua. Calon yang menunggu berita sudah mengagak keputusannya.
Sebab yang selamat disebut dan yang tidak
Sebab yang anda tulis perlu boleh dikaitkan dengan kriteria kerja, bukan dengan ciri peribadi calon. Elakkan sebab berkaitan umur, status perkahwinan, agama, bangsa atau rupa, kerana anda tidak sepatutnya bertanya perkara itu dalam temu duga dan jawapannya tidak boleh dijadikan sebab.
| Sebab | Selamat? | Tulis ini sebagai ganti |
|---|---|---|
| Pengalaman dalam [tugas] di bawah keperluan jawatan | Ya | Guna seperti sedia ada |
| Markah [kompetensi] di bawah ambang | Ya, jika ambang ditulis | Nyatakan kompetensi, bukan nombor calon lain |
| Jadual atau lokasi tidak sesuai | Ya | Rujuk syarat yang dinyatakan dalam iklan |
| Calon lain lebih sepadan | Ya | Jangan sebut nama atau markah mereka |
| Terlalu tua atau terlalu muda | Tidak | Buang, nilai kebolehan |
| Status perkahwinan atau rancangan mempunyai anak | Tidak | Buang |
| Agama, bangsa, rupa fizikal | Tidak | Buang, kecuali syarat yang dinyatakan dan melekat pada kerja |
| "Tidak sesuai dengan budaya kami" | Elak | Ganti dengan tingkah laku kerja yang boleh diperhatikan |
| Keputusan alat pengesan AI atau satu syak wasangka | Elak | Ikut prosedur yang adil sebelum memutuskan |
Soalan yang tidak patut ditanya dalam temu duga dan gantinya ada dalam artikel soalan temu duga.
Memberi maklum balas tanpa mencipta masalah baharu
Calon sering membalas penolakan dengan satu soalan: apa yang kurang? Tiga peraturan memastikan jawapannya berguna dan selamat.
- Ambil daripada borang penilaian. Jawapan yang dirujuk kepada kriteria bertulis tidak boleh ditolak sebagai citarasa peribadi. Tulis satu kekuatan dan satu kekurangan, satu ayat setiap satu.
- Jangan kongsi markah calon lain, kedudukan atau nota mentah penemu duga. Itu data orang lain dan bahan dalaman.
- Jangan menjanjikan hasil. "Jika anda menambah pengalaman mengendalikan sasaran harian, permohonan akan datang lebih kukuh" boleh. "Mohon lagi dan anda pasti diterima" tidak boleh.
Contoh yang berguna: "Jawapan anda tentang menangani pelanggan marah teratur, tetapi tidak menyebut tindakan susulan selepas isu selesai. Itu salah satu kriteria jawatan ini." Contoh yang tidak berguna: "Kurang chemistry."
Menolak ratusan calon sekali gus
Dalam pengambilan beramai-ramai, ratusan calon bagi setiap jawatan boleh gugur. Menulis satu demi satu tidak realistik, dan tidak menghantar apa-apa membiarkan ratusan orang menunggu. Aliran yang boleh dipakai:
- Kumpulkan penolakan mengikut peringkat gugur dan guna satu templat bagi setiap kumpulan.
- Isi nama dan jawatan sebagai pemboleh ubah. Mesej pukal yang bermula dengan "Calon yang dihormati" terasa seperti spam.
- Hantar dalam satu kelompok dalam satu hari bekerja, bukan menitis selama dua minggu. Elakkan menghantar lewat malam.
- Asingkan calon yang pernah ditemu duga oleh manusia atau penemu duga AI. Mereka sudah meluangkan masa, jadi mesej mereka memuatkan satu sebab neutral, bukan templat saringan CV.
- Sediakan satu alamat e-mel atau nombor untuk balasan, dan tetapkan siapa membacanya dan bila. Sebahagian calon akan membalas.
- Catat tarikh hantar dan tarikh pemadaman data dalam sistem.
Untuk menyaring pemohon sebelum peringkat ini, lihat saringan resume pukal. Untuk pembahagian kerja antara manusia dan automasi, lihat saringan calon automatik.
Data calon selepas penolakan
Penolakan juga keputusan tentang data. Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) Malaysia, tiga prinsip paling berkaitan:
- Seksyen 6 (prinsip am): pemprosesan data peribadi memerlukan persetujuan dan mesti untuk tujuan yang berkaitan dengan aktiviti pengguna data. Menyimpan data calon yang ditolak untuk jawatan lain ialah tujuan di luar permohonan asal, jadi mohon persetujuan.
- Seksyen 7 (prinsip notis dan pilihan): calon perlu dimaklumkan tujuan data dikumpul, termasuk dalam notis pada borang permohonan.
- Seksyen 10 (prinsip penyimpanan): data tidak boleh disimpan lebih lama daripada yang perlu untuk tujuan ia dikumpul.
PDPA tidak menetapkan tempoh khusus untuk data pemohon. Artikel ini bukan nasihat undang-undang, jadi semak teks terkini selepas pindaan 2024 bersama penasihat undang-undang anda.
Maknanya, tulis tiga perkara sebagai dasar:
- Tempoh simpanan data calon yang ditolak. Anda menetapkannya sendiri, menulisnya dan memaklumkan calon. Contohnya: sehingga jawatan ditutup, ditambah tempoh tertentu untuk menjawab pertanyaan.
- Kumpulan bakat hanya untuk calon yang bersetuju, dengan tempoh simpanan yang dinyatakan. Tanpa persetujuan, padam.
- Laluan semakan manusia untuk penolakan automatik. Jika sesuatu jawatan menolak calon secara automatik berdasarkan markah, nyatakan dalam notis privasi dan sediakan alamat untuk bantahan.
Gambaran penuh ada dalam panduan PDPA dan saringan AI.
Kesilapan yang kerap berlaku
- Tidak menghantar apa-apa. Calon membuat kesimpulan sendiri, dan cerita "senyap selepas temu duga" tersebar lebih pantas daripada cerita proses yang kemas.
- Menjanjikan "kami hubungi bila ada kekosongan" tanpa niat atau sistem untuk menepatinya.
- Menyimpan semua data calon selama-lamanya "kalau-kalau perlu".
- Menyebut nama atau markah calon lain, atau memberi sebab berkaitan umur, status atau rupa.
- Pengurus memberitahu calon melalui sembang peribadi dengan sebab yang berbeza daripada rekod rasmi. Satukan laluan melalui perekrut.
- Memadam calon daripada sistem sebelum penolakan dihantar, lalu tiada bukti bila ia dihantar.
Di mana Inhire masuk
Inhire (getinhire.com) ialah platform saringan AI dan temu duga AI untuk pengambilan volum tinggi. Temu duga AI Inhire menjalankan temu duga pusingan pertama melalui suara, dan setiap calon ada transkrip, rakaman serta markah bagi setiap kriteria dengan petikan buktinya. Itu bahan untuk menulis satu ayat sebab dan maklum balas yang boleh dirujuk kepada kriteria, bukan kesan. Dalam mod manual, perekrut anda yang memindahkan atau menolak calon, dan dalam mod automatik calon dengan markah di bawah ambang terendah yang anda tetapkan terus ditolak, jadi sediakan laluan semakan bagi yang membantah. Isi dan masa hantar mesej penolakan kekal keputusan pasukan anda.
Mula secara percuma untuk satu jawatan kosong, atau baca borang penilaian temu duga untuk menyusun kriteria yang boleh diterangkan kepada calon.
