Surat tawaran kerja ialah surat rasmi yang menawarkan jawatan kepada calon yang sudah lulus saringan. Surat ini menyatakan jawatan, gaji, tarikh mula, status pekerjaan, dan tarikh akhir untuk menjawab. Ia dihantar sebelum kontrak pekerjaan supaya kedua-dua pihak memegang angka yang sama sebelum calon berhenti daripada kerja lamanya. Panduan ini memberi kandungan yang perlu ada, templat, variasi mengikut jawatan, dan proses menghantar banyak tawaran serentak.
Tawaran datang di hujung proses. Peringkat sebelumnya ada dalam borang penilaian temu duga dan semakan latar belakang calon pekerja. Calon yang tidak berjaya dibincangkan dalam cara menolak calon pekerja.
Surat tawaran dan kontrak pekerjaan
| Surat tawaran | Kontrak pekerjaan | |
|---|---|---|
| Bila dikeluarkan | Selepas pemilihan akhir | Selepas tawaran diterima, selewat-lewatnya hari pertama |
| Kandungan | Jawatan, gaji, tarikh mula, syarat utama | Hak dan tanggungjawab, waktu bekerja, tempoh, perkara lain |
| Tujuan | Menyamakan jangkaan dan menjadi asas calon membuat keputusan | Asas hubungan pekerjaan |
| Boleh dirunding | Ya, sebelum ditandatangani | Terhad selepas ditandatangani |
Employment (Amendment) Act 2022 berkuat kuasa pada 1 Januari 2023 dan, menurut ringkasan firma guaman, memperluas liputan Akta Kerja 1955 kepada semua pekerja tanpa mengira gaji. Akta itu turut menambah seksyen 101C yang menetapkan anggapan hubungan pekerjaan jika tiada kontrak bertulis. Semak seksyen yang tepat tentang kontrak bertulis dalam teks rasmi Akta 265, dan minta peguam tempatan mengesahkan perkataan tempoh percubaan untuk jawatan anda.
Kandungan yang perlu ada
| Bahagian | Kandungan | Kesilapan lazim |
|---|---|---|
| Identiti | Nama penuh seperti dalam kad pengenalan, syarikat, nombor dan tarikh surat | Salah eja nama calon |
| Jawatan dan lokasi | Gelaran, penyelia terus, lokasi kerja | Lokasi tidak ditulis walaupun ada beberapa cawangan |
| Status pekerjaan | Tetap atau kontrak, dan tempoh jika kontrak | "Kakitangan kontrak" tanpa tempoh |
| Tempoh percubaan | Berapa lama dan bila penilaian dibuat | Tidak disebut langsung, kemudian dipertikaikan |
| Gaji | Gaji pokok, elaun tetap, bayaran berubah dan syaratnya, tarikh gaji | Hanya satu angka gaji bersih tanpa pecahan |
| Faedah | Cuti, caruman KWSP dan PERKESO, insurans | Tarikh bermula tidak disebut |
| Tarikh mula | Hari, tarikh, masa, tempat | Dokumen yang perlu dibawa tidak disenaraikan |
| Syarat tawaran | Pengesahan sijil, rujukan, pemeriksaan kesihatan jika ada | Syarat muncul selepas calon meletak jawatan |
| Tarikh akhir | Tarikh dan masa terakhir untuk menjawab | Tiada tarikh akhir, jadi kerusi tertahan |
| Tandatangan | Syarikat dan calon | Hanya syarikat yang menandatangani |
Templat
Salin dan gantikan ruang dalam kurungan siku:
[Nombor surat] · [Tarikh]
Kepada: [Nama penuh seperti dalam kad pengenalan]
Tahniah. Kami menawarkan jawatan [gelaran] di [syarikat], ditempatkan di [lokasi], melapor kepada [penyelia]. Status pekerjaan ialah [tetap / kontrak selama bulan, dari tarikh hingga tarikh] dengan tempoh percubaan [bilangan] bulan.
Gaji pokok ialah RM[jumlah] sebulan, elaun tetap RM[jumlah], dan [bayaran berubah beserta syarat untuk memperolehnya]. Gaji dibayar pada [tarikh] setiap bulan. Caruman KWSP dan PERKESO bermula [tarikh].
Tarikh mula kerja ialah [hari, tarikh], pukul [masa], di [alamat]. Sila bawa [senarai dokumen].
Tawaran ini tertakluk kepada [pengesahan sijil / rujukan / pemeriksaan kesihatan]. Sila sahkan dengan menandatangani surat ini selewat-lewatnya [hari, tarikh, masa]. Selepas itu tawaran luput dan jawatan boleh ditawarkan kepada calon lain. Kontrak pekerjaan penuh akan diberikan sebelum atau pada hari pertama bekerja.
[Nama dan jawatan penandatangan] · Diterima: [nama calon, tarikh, tandatangan]
Variasi mengikut jawatan
| Jawatan | Tambah dalam surat | Perhatikan |
|---|---|---|
| Ejen pusat panggilan | Corak syif, tarikh kumpulan latihan, sama ada latihan dibayar, sasaran kualiti | Terangkan gaji semasa latihan dan selepasnya |
| Juruwang dan kakitangan runcit | Corak syif, hari rehat, pakaian seragam | Butiran elaun dan kerja lebih masa |
| Kurier dan gudang | Kawasan, sasaran bungkusan atau kadar upah, peralatan yang diberi | Nyatakan cara insentif dikira, bukan hanya angka tertinggi |
| Jualan | Sasaran, skim komisen, bila komisen dibayar | Lampirkan contoh pengiraan komisen |
| Pekerja kilang | Corak syif dan kerja lebih masa, alat keselamatan | Status pekerjaan dan tempoh |
Menghantar banyak tawaran serentak
Dalam pengambilan beramai-ramai, yang sukar ialah memastikan bilangan yang hadir pada hari pertama menepati keperluan kumpulan.
- Hantar tawaran melebihi kekosongan hanya jika anda mampu menanggung lebihan. Gunakan kadar penerimaan kumpulan lepas, bukan anggaran.
- Gunakan satu templat dan satu tarikh akhir bagi satu kumpulan supaya mudah dijejak.
- Sediakan senarai simpanan, iaitu calon seterusnya mengikut markah. Tawarkan kepada mereka apabila ada yang menolak.
- Catat setiap tawaran dalam satu jadual:
| Nama | Jawatan | Dihantar | Tarikh akhir | Status | Sebab menolak | Calon simpanan dihubungi |
|---|
- Selepas kumpulan selesai, kira peratusan tawaran yang diterima dan peratusan yang benar-benar hadir pada hari pertama. Dua angka itu menentukan bilangan tawaran untuk kumpulan seterusnya. Kira juga kosnya dalam cost per hire.
Jika calon menolak, senyap, atau berunding
- Menolak: tanya sebab dengan ringkas, catat, kemudian beralih kepada calon simpanan. Sebab yang berulang seperti gaji atau jarak menunjukkan masalah pada jawatan itu.
- Senyap: satu peringatan sehari sebelum tarikh akhir. Selepas itu, anggap tawaran luput.
- Berunding: bincang komponen yang benar-benar boleh diubah dan keluarkan surat semakan dengan tarikh baharu. Jangan bersetuju melalui sembang sahaja.
- Menarik balik: hanya atas sebab yang tersenarai dalam syarat tawaran. Untuk tawaran yang sudah ditandatangani, dapatkan nasihat guaman dahulu.
Semak sebelum menghantar
- Nama, jawatan dan gaji sepadan dengan kelulusan dalaman.
- Bayaran berubah dan syaratnya ditulis dengan jelas.
- Tarikh mula, lokasi dan dokumen yang dibawa jelas.
- Syarat tawaran dan tarikh akhir menjawab dinyatakan.
- Kedua-dua pihak mempunyai ruang tandatangan.
- Surat dihantar melalui e-mel atau sistem rasmi, bukan sembang peribadi.
Di mana Inhire membantu
Inhire (getinhire.com) ialah platform saringan AI dan temu duga AI untuk pengambilan volum tinggi. Calon di belakang tawaran perlu boleh dibandingkan. Temu duga AI Inhire menjalankan temu duga pusingan pertama melalui suara untuk semua pemohon, dengan transkrip, rakaman dan markah beserta petikan buktinya. Kedudukan markah itu memudahkan anda memutuskan siapa yang ditawarkan dan siapa yang masuk senarai simpanan. Inhire tidak mengeluarkan surat tawaran atau kontrak, dan setiap keputusan menawar kekal di tangan pasukan anda.
Mula secara percuma untuk satu jawatan kosong.
