Offering letter adalah surat resmi yang memuat penawaran kerja untuk kandidat yang sudah lolos seleksi: posisi, gaji, tanggal mulai, status hubungan kerja, dan batas waktu menjawab. Surat ini dikirim sebelum kontrak kerja dan membuat kedua pihak punya angka yang sama sebelum kandidat berhenti dari pekerjaan lamanya. Artikel ini memberi isi wajibnya, aturan hukum yang perlu dijaga, template PKWTT dan PKWT, variasi per posisi, dan cara mengirim puluhan penawaran sekaligus tanpa ada yang terlewat.
Offering letter datang di ujung proses. Tahap sebelumnya ada di form penilaian interview dan background check karyawan. Kandidat yang ditolak ditangani di cara menolak kandidat.
Offering letter, kontrak kerja, dan kekuatan hukumnya
| Offering letter | Perjanjian kerja (PKWT atau PKWTT) | |
|---|---|---|
| Kapan terbit | Setelah seleksi akhir | Setelah penawaran diterima, paling lambat hari pertama kerja |
| Isi | Posisi, gaji, tanggal mulai, syarat utama | Hak dan kewajiban, jam kerja, jangka waktu, aturan lain yang diwajibkan |
| Fungsi | Menyamakan ekspektasi dan memberi dasar kandidat mengambil keputusan | Dasar hubungan kerja |
| Bisa dinegosiasikan | Ya, sebelum ditandatangani | Terbatas, setelah ditandatangani mengikat |
Hukumonline mencatat bahwa surat penawaran yang disetujui dan ditandatangani kedua pihak dapat menjadi perjanjian berdasarkan Pasal 1338 KUH Perdata. Namun, surat penawaran yang hanya memuat gaji dan posisi biasanya belum memenuhi daftar isi perjanjian kerja tertulis di Pasal 54 ayat (1) UU 13/2003, misalnya alamat perusahaan dan data pekerja yang lengkap. Jadi tulis offering letter dengan teliti seakan-akan mengikat, dan tetap terbitkan kontrak.
Untuk bahasa, Hukumonline menyebut Pasal 31 UU 24/2009 (yang diubah UU Cipta Kerja) mewajibkan perjanjian yang melibatkan pihak Indonesia memakai bahasa Indonesia. Pakai versi Indonesia sebagai pegangan, dan tambahkan versi Inggris bila perlu.
Isi yang wajib ada
| Bagian | Isi | Kesalahan yang sering terjadi |
|---|---|---|
| Identitas | Nama lengkap sesuai KTP, nama perusahaan, nomor dan tanggal surat | Salah ketik nama kandidat |
| Posisi dan lokasi | Jabatan, atasan langsung, lokasi penempatan | Lokasi tidak ditulis padahal ada beberapa cabang |
| Status kerja | PKWT atau PKWTT, dan jangka waktu bila PKWT | Menulis "karyawan kontrak" tanpa durasi |
| Masa percobaan | Lama masa percobaan, hanya untuk PKWTT | Mencantumkan percobaan di PKWT |
| Kompensasi | Gaji pokok, tunjangan tetap, komponen variabel dan syarat mendapatkannya, tanggal gajian | Hanya menulis satu angka "take home" tanpa rincian |
| Jaminan | BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, cuti | Tidak menyebut kapan BPJS aktif |
| Tanggal mulai | Hari, tanggal, jam, dan tempat hadir | Tidak menyebut dokumen yang dibawa |
| Syarat penawaran | Verifikasi ijazah, referensi, pemeriksaan kesehatan bila ada | Syarat baru muncul setelah kandidat resign |
| Batas waktu | Tanggal dan jam terakhir menjawab | Tidak ada batas, jadi posisi tertahan |
| Tanda tangan | Dua kolom, perusahaan dan kandidat | Hanya tanda tangan perusahaan |
Masa percobaan: aturan yang sering salah
- PKWTT boleh mensyaratkan masa percobaan paling lama tiga bulan (Pasal 60 ayat (1) UU 13/2003). Kalau tidak dicantumkan di perjanjian kerja atau surat pengangkatan, masa percobaan dianggap tidak ada.
- PKWT tidak boleh mensyaratkan masa percobaan. Pasal 12 ayat (2) PP 35/2021 menyatakan ketentuan itu batal demi hukum.
Jadi untuk agen call center atau kasir yang dikontrak enam bulan, jangan menulis "masa percobaan tiga bulan". Pakai penilaian kinerja di tengah kontrak atau perpanjangan sebagai gantinya.
Template offering letter
Salin, ganti isian dalam kurung siku. Versi PKWTT:
[Nomor surat] · [Tanggal]
Kepada Yth. [Nama lengkap sesuai KTP]
Selamat. Kami menawarkan Anda posisi [jabatan] di [nama perusahaan], penempatan [lokasi], melapor kepada [atasan langsung]. Status hubungan kerja adalah karyawan tetap (PKWTT) dengan masa percobaan [jumlah, maksimal 3] bulan.
Gaji pokok Rp[angka] per bulan, tunjangan tetap Rp[angka], dan [komponen variabel beserta syarat mendapatkannya]. Gaji dibayar setiap tanggal [angka]. Anda didaftarkan ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan mulai [tanggal].
Tanggal mulai kerja [hari, tanggal], pukul [jam], di [alamat]. Bawa [daftar dokumen].
Penawaran ini berlaku dengan syarat [verifikasi ijazah / referensi / pemeriksaan kesehatan]. Mohon konfirmasi dengan menandatangani surat ini paling lambat [hari, tanggal, jam]. Setelah batas itu, penawaran berakhir dan posisi dapat ditawarkan kepada kandidat lain. Perjanjian kerja lengkap akan Anda terima sebelum atau pada hari pertama kerja.
[Nama dan jabatan penandatangan] · Disetujui: [nama kandidat, tanggal, tanda tangan]
Versi PKWT: ganti bagian status dengan "karyawan kontrak (PKWT) selama [jumlah] bulan, mulai [tanggal] sampai [tanggal]", hapus kalimat masa percobaan, dan tambahkan "tidak ada masa percobaan".
Variasi per posisi
| Posisi | Tambahkan ke surat | Hati-hati |
|---|---|---|
| Agen call center | Jadwal shift, tanggal batch training, apakah training berbayar, target kualitas | Jelaskan komponen gaji selama training dan setelahnya |
| Kasir dan pramuniaga retail | Pola shift, hari libur, seragam | Rincian tunjangan dan lembur |
| Kurir dan gudang | Wilayah, target paket atau upah borongan, perlengkapan yang diberikan | Tulis cara hitung insentif, bukan hanya angka tertinggi |
| Sales | Target, skema komisi, kapan komisi dibayar | Lampirkan contoh hitung komisi |
| Staf pabrik | Pola shift dan lembur, APD | Status kerja dan jangka waktu |
Mengirim banyak penawaran sekaligus
Pada rekrutmen massal, yang sulit adalah memastikan jumlah yang datang di hari pertama sesuai kebutuhan batch.
- Kirim penawaran lebih banyak dari kebutuhan hanya jika Anda sanggup menanggung kelebihannya. Hitung dari tingkat penerimaan batch sebelumnya, bukan perkiraan.
- Pakai satu template dan satu batas waktu untuk satu batch, supaya mudah dilacak.
- Siapkan daftar cadangan, yaitu kandidat berikutnya di peringkat skor, dan tawarkan saat ada yang menolak.
- Catat setiap penawaran di satu tabel:
| Nama | Posisi | Dikirim | Batas waktu | Status | Alasan menolak | Cadangan dihubungi |
|---|
- Setelah batch selesai, hitung berapa persen penawaran diterima dan berapa yang benar-benar hadir di hari pertama. Angka itu menjadi dasar jumlah penawaran batch berikutnya. Hitung juga biayanya di cost per hire.
Kalau kandidat menolak, diam, atau menawar
- Menolak: tanyakan alasannya dengan singkat, catat, lalu tawarkan ke cadangan. Alasan yang berulang, misalnya gaji atau jarak, menunjukkan lowongannya yang perlu diperbaiki.
- Tidak membalas: kirim satu pengingat sehari sebelum batas waktu. Setelah lewat, anggap tawaran berakhir.
- Menawar: bahas komponen yang memang bisa digeser, dan terbitkan surat revisi baru dengan tanggal baru. Jangan menyetujui lewat chat saja.
- Menarik tawaran: hanya dengan alasan yang tertulis di syarat penawaran. Hukumonline mencatat bahwa untuk PKWT, pihak yang mengakhiri hubungan kerja sebelum waktunya wajib membayar ganti rugi sebesar upah sampai berakhirnya jangka waktu (Pasal 62 UU 13/2003). Untuk penawaran yang sudah ditandatangani, minta saran hukum dulu.
Untuk HR di Malaysia
Employment (Amendment) Act 2022 berlaku sejak 1 Januari 2023 dan, menurut ulasan firma hukum, memperluas cakupan Akta Kerja 1955 ke semua pekerja tanpa melihat besaran gaji. Akta itu juga menambahkan seksyen 101C yang mengatur anggapan hubungan kerja bila tidak ada kontrak tertulis. Pelajaran praktisnya sama: tuliskan syarat kerja dan simpan salinannya. Detail seksyen yang mewajibkan kontrak tertulis perlu Anda cek pada teks resmi Akta 265.
Cek sebelum mengirim
- Nama, posisi, dan angka gaji sudah dicocokkan dengan persetujuan internal.
- PKWT tidak memuat masa percobaan.
- Komponen variabel dan syaratnya tertulis.
- Tanggal mulai, lokasi, dan dokumen yang dibawa jelas.
- Syarat penawaran dan batas waktu menjawab tercantum.
- Ada kolom tanda tangan kedua pihak.
- Surat dikirim lewat email atau sistem resmi, bukan chat pribadi.
Di mana Inhire masuk
Inhire (getinhire.com) adalah platform AI screening dan AI interview untuk rekrutmen volume tinggi. Daftar kandidat di belakang penawaran perlu bisa dibandingkan. AI interviewer Inhire menjalankan interview tahap pertama lewat suara untuk semua pelamar, dengan transkrip, rekaman, dan skor beserta kutipan buktinya. Peringkat skor itu memudahkan Anda menentukan siapa yang ditawari dan siapa yang masuk daftar cadangan. Inhire tidak menerbitkan offering letter atau kontrak kerja, dan keputusan menawar tetap di tangan tim Anda.
Mulai gratis di satu lowongan yang sedang buka.
